Как эффективно вести деловую переписку по электронной почте. 10 советов

Мария Кронда, корреспондент СТВ:
Оформление делового письма, оказывается, не такая уж и простая задача. Сегодня попробуем разобраться в тонкостях деловой переписки.

Блюсти этику формального общения, значит, быть успешным в деловых кругах. Е-мейл коммуникации, ни в коем разе, не должны запятнать ни честь адресата, ни репутацию компании, ни деловой имидж. 

Ирина Лапанович, специалист по этикету:
Во-первых, коснёмся приветствия. Не используйте, пожалуйста, интернет-сленг. Не подойдёт такое: «Доброго времени суток». В современной интернет-переписке допускается использование сокращённых имен, например: «Здравствуйте, Ира!», – вместо: «Здравствуйте, Ирина!». А также можете не использовать отчество. Обращайтесь по имени к человеку не только в приветствии, но и по тексту письма – это очень хороший стиль.

В официальном послании необходимо излагать только суть информации: структурировано и лаконично. Совершенно недопустимо пускаться в длинные рассуждения, утомляя своего адресата ненужными подробностями.

Ирина Лапанович:
Старайтесь, чтобы ваше послание уместилось в один экран. В 6-7 предложениях можно уложить всю суть письма в полной мере.

Текст письма должен быть, в первую очередь, читабельным. Не экспериментируйте со шрифтами или цветами. Не используйте Caps Lock, восклицательные знаки и разные специальные символы, в том числе, смайлики. Для удобства применяйте 14 кегль.

Ирина Лапанович:
Структурность вашему письму придадут подзаголовки, маркировочные списки и пустые строчки между абзацами. Однако, если вам нужно выделить какую-то важную тему, вы можете использовать полужирный шрифт. Но избегайте подчеркивания, потому что получатель может перепутать его со ссылкой.

Поле «Тема». На практике часто встречается ситуация, когда важные «весточки», в которых не заполнена данная строка, так и остаются непрочитанными. Тема письма привлекает внимание, поэтому обязательна для заполнения!

Ирина Лапанович:
В заключительной части всегда мы оставляем свои пожелания о дальнейших действиях получателя, однако избегайте таких моментов, которые намекают на манипуляции, например: «Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество» или «Мы очень ждём от вас ответа».

Прощаться в электронном диалоге лучше стандартными фразами: «С уважением», «Мои искренние пожелания». В подписи указывайте своё имя, фамилию, должность и название компании. И не забудьте про контакты, по которым с вами можно связаться напрямую. Ведите корреспонденцию грамотно. И пусть ответно на ваш ящик приходят только добрые известия.