Ирина Лапанович, специалист по этикету:
В телефонных переговорах мы ограничены в влиянии на собеседника. Потому что ни он не видит нас, мы тоже его не видим, мы общаемся только голосами. Нужно понимать, что при телефонных переговорах необходимо очень владеть своим голосом и передавать информацию, в основном, через интонации, тембр и темп. Таким образом, срабатывает компенсаторный механизм, который, как раз-таки, через голос определяет, и какое выражение глаз сейчас у собеседника, улыбается ли он.
Кто бы мог подумать, что в деловых телефонных переговорах улыбка решает всё. Перед ней устоять невозможно даже на том конце провода. Воспользуйтесь этой уловкой, чтобы ваш голос звучал доброжелательно. Ещё один приём: продуктивно вопросы решаются на сытый желудок. Но эффективнее всё же звонить в утреннее время: с 10.00 до 11.30 – в пик мозговой активности.
Ирина Лапанович:
Поговорим о неудачном времени звонка. Во-первых, это начало рабочего дня Второе неудачное время – с 12 до 14 часов. То есть это предобеденное и обеденное время. Не стоит делать телефонные звонки под конец рабочего дня.
Говорят: не место красит человека, а человек место. В телефонном этикете это правило не работает. Сомнительный задний фон при диалоге вряд ли сыграет вам на руку. Но если уж вас застали врасплох, например, в магазине, ответить на звонок стоит, правда, с оговоркой на то, что вы перезвоните при удобной возможности.
Ирина Лапанович:
Структура разговора состоит из нескольких стадий. Это приветствие и вам нужно указать цель звонка. Следующая стадия – основная, где стоит озвучить вопросы и обсудить решения. Последняя стадия – завершение, резюмирование и прощание. В подкорке вашего собеседника останется та информация, которую вы подытожили и он её вряд ли забудет.
Отвлекаться на звонки во время совещания, как, минимум, некультурно и, крайне непрофессионально. Но, если вы ожидаете важный звонок, не поленитесь предупредить об этом босса заранее. В противном случае, пропущенный вызов может быть расценён, как неуважение с вашей стороны. К слову, в подобных ситуациях нередко выручают мессенджеры. Уместно ли ставить рингтоны на телефон?
Ирина Лапанович:
Очень часто вы можете поставить на своего ребёнка какой-нибудь весёлую песенку. Но в деловой среде это будет восприниматься рингтон, как несерьёзность. Оставьте более сбалансированные звуковые тона. Также обратите внимание на тонинг.
Такт – важная составляющая делового имиджа. Тенденция часами висеть на трубке или без конца перезванивать, уточняя нюансы – негативно влияет не только на вашу, но и на репутацию компании.
